N’ayez plus peur du COPIL !

Le Comité de Pilotage (ou copil) désigne à la fois l’organe de direction du projet et cette réunion si connue, voire crainte, auquel chaque chef de projet doit faire face tôt ou tard. Pour beaucoup, c’est un moment de stress et d’angoisse. La date est cerclée de rouge dans votre calendrier…

C’est pourtant un outil fondamental du chef de projet. Pourquoi est-ce si intimidant ? Découvrez comment redevenir maître de cette réunion. Comment en faire bénéficier au maximum vos projets.

Au menu de cet article :

• Qu’est-ce qu’un COPIL et pourquoi est-ce utile ?
• Pourquoi ça fait peur ?
• Pourquoi ça ne devrait pas !
• Préparation.
• Conduite du rendez-vous.

1. Qu’est-ce qu’un COPIL et pourquoi est-ce utile ?

Deux citations sont importantes dans la définition Wikipedia du COPIL :

• « Le comité de pilotage, parfois appelé « copil », regroupe des décideurs capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget, révision du périmètre du projet, révision des délais…) »
• « Le comité de pilotage est essentiel à la sécurité du chef de projet : il valide les décisions importantes et arbitre quand nécessaire. Cela évite ainsi au chef de projet de prendre des décisions en dehors de son ressort. »

Donc, il s’agit d’aligner l’ensemble des acteurs du projet et favoriser la discussion. Avant tout, de faire prendre des décisions. J’attire l’attention sur ce point, car c’est à mon sens le but premier de cette réunion. Trop souvent, elle n’est pas utilisée dans cet objectif.

Une autre définition très pertinente, par Henri Codolfing : « Diriger, ce n’est pas manager. Manager, c’est chercher à faire faire le travail, mais diriger, c’est déterminer ce qu’est le travail. »

Au final, le COPIL peut être vu comme le principal organe de DECISION d’un projet.

2. Pourquoi ça fait peur ?

Certains participants peuvent être intimidants. Les membres du copil incluent souvent des gens haut placés dans la hiérarchie. Parfois, vous venez de rejoindre l’organisation et vous ne connaissez pas l’historique ou les « vieux dossiers » des forces en présence. Ce premier point peut être intimidant pour les plus juniors et pour des personnalités sensibles à la pression hérarchique.

L’impression d’être jugé. Cette réunion est souvent représentée comme un moment où l’on doit rendre des comptes. On peut facilement avoir l’impression de passer devant un tribunal, de risquer sa place. Potentiellement, chaque petite erreur sera scrutée à la loupe…

Je donnerai plusieurs pistes pour réduire cette pression dans mon prochain article sur la gestion des parties prenantes (« stakeholder management »).

3. Pourquoi ça ne devrait pas !

Le copil n’est pas une épreuve qui se retourne contre vous. Au contraire, utilisez le comme un outil pour vous aider. Ne voyez pas les parties prenantes du projet comme des juges ou des censeurs. Plutôt comme des « sparring partners » qui vont challenger vos idées positivement. Ce sont des personnes qui auront la capacité de faire bouger les choses, utilisez-les à bon escient !

Il est important de rester concentré sur l’utilité de la réunion et sur ce qui en découle (décisions, plan d’actions). Posez-vous les questions. Quel est votre objectif ? De quoi avez-vous besoin au sortir de cette réunion ? Avez-vous des choses à négocier ?

Parmi les sujets à traiter, on trouve souvent :

• débloquer une situation qui nécessite une prise de décision de la hiérarchie (impact au delà du périmètre projet) ;
• valider que les objectifs du projets sont toujours les mêmes et/ou sont compris par tous ;
• revoir ensemble les risques principaux (voir notre article sur les risques);
• informer l’ensemble des personnes concernées de l’avancement du projet (si un simple envoi de statut n’est pas suffisant)

Vous devez vous attacher à ce que le résultat soit bénéfique d’une façon ou d’une autre. Il est alors nécessaire de (re)cadrer pour favoriser les discussions utiles et constructives.

4. Préparation

« Désolé, là je suis vraiment sous l’eau, j’ai mon copil cette semaine… ». Cette petite phrase vous dit quelque chose ? Afin de faciliter la préparation du copil, vous pouvez agir sur plusieurs plans.

Bloquez-vous du temps à l’avance.

Une plage dans la semaine (toujours la même) pour mettre à jour votre présentation et vos notes, comme si vous deviez tenir le meeting le jour même. Par exemple, tout les jeudi (évitez les vendredis), de 13h30 à 14h, bloquez dans votre calendrier un créneau ou vous n’êtes pas disponible. Pendant cette demi-heure : mettez à jour votre présentation, vérifiez si les risques sont toujours les mêmes, si certaines décisions doivent être prises… Même si cela va encore changer au moment du “vrai” meeting, vous aurez gagné un temps considérable en ayant toujours une version datée d’une semaine au plus, plutôt qu’un mois comme c’est souvent le cas. C’est particulièrement recommandé sur les projets dynamiques oú beaucoup de choses se passent en une semaine…

Utilisez vos outils quotidiens en pensant copil.

Soyez malin : pensez à intégrer dès le début dans vos outils une indication pour faire ressortir les informations dont vous aurez besoin lors de votre préparation. Cela peut être une simple colonne “COPIL ? Oui/Non” dans un registre des risques. Cela peut aussi prendre la forme d’un champ texte customisé dans MS Project, d’ un journal de bord, de notes spécifiques pour les décisions…

Pensez “rapport” lorsque vous construisez vos outils.

Pour toutes les solutions “maison” que le chef de projet se crée, essayez de garder en tête la capacité à extraire facilement ces informations. Pas besoin de choses extrêmement complexes ou poussées. Juste un assemblage avec l’idée au plus tôt de pouvoir faire en tirer un rapport facilement.

Demandez en amont du copil si des sujets doivent être mis en avant.

Quelques jours avant, vous pouvez passer un petit coup de fil à votre sponsor ou son représentant. Histoire de prendre la température, vérifier s’il y’a des points particuliers qu’il souhaite aborder, s’il pourra se joindre et être ponctuel. Cela rassurera l’auditoire (et vous aussi !). Cela améliorera leur engagement durant le meeting et donnera de vous une image de bon communiquant proactif.

Conseil de pro  😉

Parfois il n’y aura pas de décision à prendre ou de votre point de vue, le meeting n’apportera rien. Dans ce cas, n’hésitez pas à l’annuler et à simplement envoyer un email incluant un bref état d’avancement. Cependant, cette approche devrait être exceptionnelle et ne pas devenir la norme. Pensez à valider avec le sponsor ou les parties prenantes les plus influentes que cela leurs convient. Peut-être que certains attendent ce forum pour passer des messages. Dans le doute, maintenir la réunion, quitte à la raccourcir. Expliquez ce mode de fonctionnement des le départ du projet, afin que tout le monde soit aligné.

Idéalement rédigez un plan de communication projet décrivant votre approche générale pour les réunions et le reporting.

5. Conduite de la réunion

Dans un prochain article sur la conduite de réunion, nous vous partagerons des points d’attention. La même stratégie s’applique ici, notamment :

• Prendre (ou faire prendre) des notes. Mettre le support directement à jour pendant la séance et l’envoyer directement après si c’est possible. Au grand, grand maximum dans les 24 heures. Un outil interactif de type Wiki est très approprié ici.
• Mettre les points les plus importants à discuter en premier. Dans le cas d’un copil, en général, des décisions et actions à suivre provenant du copil précédent.

Et encore…

• Focus pour vous et les autres. Ce qui est présenté va être discuté. Donc, faire apparaître uniquement ce que vous souhaitez discuter. Très souvent, le chef de projet est victime d’un déraillage à cause d’une information mineure ajoutée pour « habiller » la présentation. Au final, ce détail devient la source d’un débat et phagocyte la durée, quand bien même cela n’apporte rien pour le projet. Un jour, j’ai eu grand moment de solitude lorsque que des directeurs on commencé à débattre sur l’usage d’un Smiley plutôt que d’un Soleil pour indiquer que le projet va bien (oui… c’est véridique).
• Appliquez une gestion du temps drastique. En résumé : soyez ferme sur la tenue de l’agenda, tout en laissant des moment « d’expression libre » si nécessaire (faire baisser la tension, aspects politiques…). Alors, orientez les discussions dans le sens attendu et en gardant le but de la réunion en tête.

Voilà, si vous appliquez ces conseils il ne peut rien vous arriver. Vos Comités de pilotage seront calmes et productifs. Ainsi, vous disposerez d’un outil puissant et efficace pour vous aider à livrer votre projet dans les meilleures conditions. Progressivement, vos parties prenantes partageront leur satisfaction, traiteront votre projet et équipe avec plus de bienveillance que de méfiance.

Avez-vous d’autres conseils à partager basés sur votre propre experience ? Si oui, n’hésitez pas à réagir au bas de cet article.